Chaque association, à un moment ou l'autre, décidera d'organiser un événement caritatif pour lever des fonds ou faire connaitre son organisation. Cependant, l'organisation de cet événement dépendra largement du nombre de personnes qui se présenteront en personne. Afin d'éviter les mauvaises surprises, nous vous proposons ici un petit "roadmap" afin de faciliter l'organisation de votre événement.
Les étapes à suivre avant votre événement
S'y prendre bien à l'avance
En fonction de la taille de votre événement, de l'occasion, et des animations prévues (concert, tombola, etc.), les experts de l'organisation d'événements conseillent de s'y prendre de 18 mois à l'avance pour de larges événements de plusieurs centaines de personnes en présentiel, jusqu'à 9 mois minimum pour d'autres types d'événements caritatifs.
Identifier un lieu stratégique pour votre événement
La première chose à faire pour un événement en présentiel, c'est identifier un lieu. En fonction du type d'événement que vous souhaitez organiser, un lieu particulier s'impose parfois, sans que vous ayez le choix. D'autres fois il faudra analyser plusieurs options. Réfléchissez alors aux aspects tels que:
Est-ce un lieu qui pourrait offrir une (semi) gratuité à votre association?
La taille et la disposition du lieu sont-elles adaptées à votre événement et aux animations prévues?
Qu'inclut la location du lieu: parking, navettes, traiteur, mobilier, vestiaire, staff, décoration, sonorisation,...?
Est-ce un lieu facile d'accès pour vos invités (distance, parking, transports publics,...)?
Est-ce un lieu que vos invités connaissent ou est-ce votre objectif de leur faire découvrir un nouveau lieu?
Est-ce un lieu qui a une signification particulière pour votre association?
Choisir la date et l'horaire idéal pour votre événement
Pour déterminer la date idéale (ou les dates lorsqu'il s'agit d'un événement sur plusieurs jours ou avec plusieurs occurrences), il faudra réfléchir à vos invités et à leur agenda et veiller à augmenter la probabilité qu'ils n'aient pas d'autres engagements à la date choisie (vacances scolaires, jours fériés, densités d'autres événements durant la période,...). Le jour de la semaine est également important: si vos invités sont principalement de jeunes parents, des adolescents ou des personnes retraitées, les jours où il sera plus facile pour eux de se libérer seront différents.
Travailler au financement de l'événement
Le financement d'un événement pourrait à lui seul constituer un poste sur notre blog. De nombreux éléments doivent être pris en compte:
Le staff nécessaire à l'organisation avant et pendant l'événement
Le lieu, le repas, les boissons, la décoration,...
Les impressions: invitations, brochures, tickets, roll-ups,..
La communication: emails, médias sociaux, publicités (radio, print ,tv, internet)
La (ou les) animation(s)
...
Que ce soit un événement gratuit ou dont vous compter faire payer l'entrée, dans un scénario idéal, les coûts de l'événement devrait être couverts avant d'inviter les premières personnes. Vous pouvez atteindre cela grâce à la gratuité proposée par certains prestataires à votre association (éventuellement contre de la visibilité de leur marque), ou par des sponsors. De cette manière vous pouvez communiquer aux invités que l'événement a pour but de rapporter des fonds et/ou de la visibilité à votre association sans pour autant puiser dans le budget opérationnel.
Si votre association ne peut pas couvrir ou avancer les frais pour l'événement envisagé, ou que vous ne pouvez pas attirer assez de personnes seul, pensez à vous associer avec une autre association.
Communiquez sur votre événement
Faites savoir à vos participants que vous organisez un événement
Si vous organisez un événement où n'importe quelle personne intéressée peut s'inscrire, faites usage de différentes plateformes pour communiquer sur votre événement, jusqu'à 2 ou 3 mois en avance. Pour ratisser large, pensez aux réseaux sociaux, au mailing, à la publicité traditionnelle (tv, radio, print). N'hésitez pas à encourager toutes les parties prenantes à communiquer sur votre événement et facilitez leur la tâche en leur donnant déjà le contenu.
Pensez également aux lieux de rencontre où se retrouvent la majorité des participants que vous visez et réfléchissez dans quelle mesure il serait opportun de collaborer avec ceux-ci pour ne fut-ce qu'y déposer la brochure de votre événement, ou brièvement présenter votre événement en personne: universités, écoles, bureaux, lieux de culte, restaurants,...
Envoyer un "Save the date" et une invitation
Pour les événements "privés" ou sur invitation, envoyer un "save the date", sous forme de message, mail et/ou carton d'invitation adressé, selon la nature de l'événement reste monnaie courante. Ce simple geste permettra de déjà créer un certain engouement auprès de votre communauté, qui pourra noter la date de l'événement dans son agenda.
L'invitation suivra quelques semaines après le "Save the date". C'est typiquement avec cette dernière que l'événement est confirmé et que les invités peuvent indiquer leur présence et participation. Pensez à utiliser un outil digital permettant à vos invités de facilement vous répondre en quelques clics et, le cas échéant, de payer pour leur ticket(s). Cela vous facilitera la tâche et vous pourrez suivre en temps réel l'évolution des inscriptions.
L'organisation de votre événement le Jour J
L'utilisation de tickets
Afin de mieux gérer les participants le jour J, nous vous conseillons d'utiliser des tickets, même gratuits, afin de pouvoir enregistrer les présences, et attribuer des places, repas, ou autre, si nécessaire. De plus, en termes d'assurance et de risque, il est souvent conseillé de savoir combien de personnes, et quelles personnes exactement, sont présentes lors de l'événement en question.
Obtenir de l'aide
Il n'est pas toujours facile de tout gérer le jour J. Planifiez à l'avance les tâches à effectuer, en amont mais aussi lors de l'événement, et assignez une personne responsable pour chaque tâche. Selon la nature de l'évènement, vous pouvez aussi faire appel à des bénévoles afin de vous donner un coup de main.
Le conseil d'Uningo
L'organisation d'événements, c'est un métier. Si comme bon nombre d'associations vous n'avez pas accès à quelqu'un qui gère cet aspect, faites vous conseiller par d'autres et apprenez de leurs expériences. Que vous ayez besoin de distribuer ou vendre des tickets ou de bénévoles, Uningo est à votre écoute et peut vous aider à centraliser tout ça sur votre tableau de bord afin de gérer plus simplement vos événements.
Avec tout notre soutien,
L'équipe Uningo 🌱